موظف مالي
الوصف الوظيفي
الموظف المالي مسؤول عن الحفاظ على السجلات المالية والمحاسبية وكشوف الرواتب وفقًا للإجراءات الداخلية والممارسات الجيدة والمتطلبات القانونية. كما يقوم الموظف المالي بمتابعة الأنظمة والإجراءات المالية ومراجعتها بفعالية وكفاءة.
الأدوار والمسؤوليات الرئيسية:
تشمل على سبيل المثال لا الحصر الوظائف التالية:
الحسابات الدائنة
كشوف الرواتب
الأصول الثابتة
دفتر الأستاذ العام
الاحتفاظ بمسارات تدقيق مناسبة للسماح بتتبع المعاملة من البداية وحتى إنجازها لإتاحة اكتشاف الأخطاء التي تظهر وتصحيحها.
العمل مع المدققين حسب الحاجة في بحث/حلّ المشاكل المحاسبية المعقدة.
إنجاز مختلف المشاريع الخاصة بناءً على طلب مدير إدارة الشؤون المالية.
الحسابات الدائنة
إجراء تحليل تقرير تقادم الحسابات الدائنة.
استلام الفواتير من الموردين ومطابقة الفاتورة مع ملاحظات التسليم وأوامر الشراء/مستندات الشراء.
تجهيز الشيكات والتحويلات البنكية بقسائم الدفع للموافقة عليها.
ضمان سداد المدفوعات في الوقت المحدد من خلال متابعة فواتير الموردين المعلّقة
إنشاء تقارير الحسابات الدائنة لمدير إدارة الشؤون المالية فيما يتعلق بتقارير التقادم والمدفوعات المستحقة وغيرها حسب الاقتضاء.
احتساب المستحقات والتأكد من اكتمالها ودقتها.
التأكد من تسجيل جميع معاملات نهاية الفترة وترحيلها إلى دفتر الأستاذ العام.
إعداد التأكيدات وإرسالها إلى الموردين/مقدمي الخدمة بشكلٍ منتظم، والتحقيق في أي تناقضات وحلّها.
كشوف الرواتب
التأكد من اكتمال ودقة وتوقيت بيانات كشوف الرواتب التي يتم ترحيلها إلى دفتر الأستاذ العام:
استلام تقرير ملخص الرواتب المعتمد من إدارة عمليات الأفراد ثم مراجعة الإضافات والاقتطاعات ومقارنتها.
تجهيز كشوف الرواتب فيما يتعلق بالموظفين الجدد وحالات إنهاء الخدمة وتغييرات الحالة والاقتطاعات والودائع المباشرة وبيانات كشف حضور وانصراف الموظفين وتغييرات معدلات الأجور والتعديلات بأثر رجعي والمدفوعات الخاصة حسب الاقتضاء.
المطابقة بين حسابات دفتر الأستاذ العام المتعلقة بكشوف الرواتب (أي الاقتطاعات والنفقات الأخرى) وتحليل نفقات كشوف الرواتب لمعرفة التباينات.
إنشاء سجلات وتقارير كشوف الرواتب والاحتفاظ بها للإدارة فيما يتعلق بملخص المدفوعات والاقتطاعات والإضافات والتقارير الأخرى حسب الاقتضاء.
العمل على ضمان استلام البيانات التاريخية والحالية في الوقت المناسب وبطريقة فعّالة وتجهيز كشوف الرواتب في النظام بدقة.
التأكد من احتساب الإجازات والمستحقات والمزايا الأخرى بدقة.
تطوير آلية احتساب مكافآت نهاية الخدمة للموظفين.
التأكد من تسجيل جميع معاملات نهاية الفترة وترحيلها إلى دفتر الأستاذ العام.
الأصول الثابتة
تسجيل جميع المعاملات المتعلقة بالأصول الثابتة، مثل الإضافات والتحويلات والإهلاك.
التأكد من أن سجل الأصول الثابتة محدث ويحتوي على معلومات خاصة بالأصول تشمل فئة الأصول ووصف الأصول والتكلفة ومعدل الإهلاك والموقع ومعلومات المالك على النحو المطلوب.
تقييم طلبات الأصول الثابتة الجديدة والتأكد من أنها ضمن خطة الإنفاق الرأسمالي.
تقييم طلبات شراء الأصول الجديدة بالمقارنة مع سجل الأصول الثابتة لتحديد الحاجة الفعلية للأصول الثابتة.
مساعدة مدير إدارة الشؤون المالية في إعداد لجنة الجرد الفعلي للأصول الثابتة، والتحقق من أي اختلافات بين نتائج الجرد الفعلي وسجل الأصول الثابتة إن وجدت.
إنشاء جدول الأصول الثابتة الذي يوضح حركة الأصول الثابتة (الأرصدة الافتتاحية، الإضافات، عمليات التخلص، نفقات الإهلاك فيما يتعلق بالتكلفة ومجمع الإهلاك).
الإشراف على عملية التحقق من طلبات الشراء (المتعلقة بالأصول الثابتة) من مختلف إدارات المستخدمين، والتحقق من الحصول على الموافقة المناسبة على نموذج النفقات الرأسمالية.
التأكد من رصد موقع الأصول وحركتها بشكل صحيح، ومن تحديث النظام باستمرار.
إبلاغ مدير إدارة الشؤون المالية بالأصول التي تم إهلاكها بالكامل، واتخاذ الإجراء المطلوب (مثل طلب صيانة الأصول الثابتة) والتأكد من أنّ الإجراء المتخذ يتوافق مع سياسات الأصول الثابتة.
إعداد تقرير إهلاك الأصول الثابتة لاحتساب الإهلاك الشهري لجميع الأصول واختبار عملية الاحتساب لضمان دقتها.
أداء أنشطة إغلاق الحسابات في دفتر الأستاذ المساعد للأصول الثابتة في نهاية السنة ونهاية الفترة وفقًا لسياسات وإجراءات الأصول الثابتة.
دفتر الأستاذ العام
مسؤول عن جميع الأنشطة المتعلقة بدفتر الأستاذ العام بما في ذلك إعداد قيود دفتر اليومية وتسوية التباينات وتحليل الحسابات.
إعداد قيود دفتر اليومية (اليدوية، المتكررة، دفاتر اليومية للمخصّصات، إلخ) وإدخالها إلى دفتر الأستاذ العام والحصول على الموافقة المناسبة من مدير إدارة الشؤون المالية.
إجراء مطابقة دفتر الأستاذ العام مع دفاتر الأستاذ المساعدة (تُطابق كافة الحسابات والسجلات الفرعية مع دفتر الأستاذ العام) على أساس شهري وسنوي.
إبلاغ مدير إدارة الشؤون المالية والمتابعة معه في حال لم تتم المطابقة بين حسابات دفتر الأستاذ العام ودفاتر الأستاذ المساعدة، بالإضافة إلى تسجيل جميع قيود التعديل والإغلاق والقيود العكسية لتحقيق المطابقة في مثل هذه الحالات.
إنشاء تقارير دفتر الأستاذ العام للإدارة فيما يتعلق بملخصات قيود دفتر اليومية وتحليل الحسابات وإغلاق الفترات المالية وميزان المراجعة وغيرها كما هو مطلوب.
العمل مع مدير إدارة الشؤون المالية لتسوية أي تباينات ومسائل متعلقة بتسجيل معاملات دفتر الأستاذ العام.
ضمان ترحيل دفاتر الأستاذ المساعدة في الوقت المناسب ووفقًا لإجراءات إغلاق نهاية الشهر.
التأكد من أنّ جميع القيود المحاسبية مدعومة بوثائق صالحة.
التأكد من أنّ جميع معاملات نهاية الفترة قد سُجّلت ورُحّلت إلى دفتر الأستاذ العام.
متطلبات الوظيفة
· درجة البكالوريوس في تخصّص ذي صلة (مثل المحاسبة و المالية)
· خبرة لا تقل عن سنتين في مجال ذي صلة
· يُشترط أن يتمتع بخبرة سابقة في المنظمات الدولية غير الحكومية
· الطلاقة في اللغة العربية تحدثًا وكتابة
· إجادة اللغة الإنجليزية تحدثًا وكتابة
